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              程序化管理的運作

              發表時間:2013/6/27 14:34:41    責任編輯:    來源:

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                   雖然目前在發達國家的企業中廣泛地應用程序化管理,但在我國企業界特別是一些中小企業仍然沒有推行這一規范的管理模式,原因是多方面的,但其中最為主要的因素是在我國關于程序化管理的系統性研究很少,所以企業還沒有意識主動采用程序化管理,因此我們很有必要對程序化管理的運作加以研究,以促進程序化管理工作在我國企業中廣泛開展,起到提升管理水平的作用。

                程序化管理的運作需要一定的環境條件及其運行規范,具體包括前提條件,運行程序圖及其說明。

                1.前提條件

                (1)適當的集權與分權。程序化管理運作的前提條件之一就是適當的集權與分權,要求各級管理者既充分信任其下屬的能力又尊重上級的權威,從制度的角度嚴格規范各級管理者的行為,制定崗位工作職責和相關的管理制度,明確責任權限,上級不能隨意干預下級職權范圍內的事情,下屬也不可越權行事。努力做到不同層級上的管理者各負其責的同時,加強他們之間的溝通聯絡,達到協調行動,規范管理的目的。

                (2)工作分析。工作分析也是程序化管理必不可少的前提條件。工作分析主要解決兩個方面的問題,一是可以將管理工作分為例行性工作和例外性工作,程序化管理的重點就是將那些經常、反復出現的工作編制成相應的程序,管理者按照規定的程序操作即可;對于偶然的、不經常出現的關乎企業整體運行的問題,則要采取非程序化管理的方式去解決。二是明確提出崗位工作任務、職責權限以及本崗位同其他工作崗位的關系,將崗位工作進行必要的分解,為推行程序化管理提供依據。

                2.程序化管理運行圖

                在明確各級各類管理者職責任務及其隸屬關系的基礎之上,按照“權力線”的內在邏輯關系繪制程序化管理運行圖。程序化管理運行圖的繪制實質上是一種嚴密的邏輯思維的展開過程,把同一工作崗位上的各種不同的工作內容按照先后邏輯關系進行排列,一步一步推理繪制而成。整個繪制過程十分復雜,要求繪制人員既了解這些工作的具體內容和程序,又必須懂得管理學、經濟學、邏輯學等相關學科的基本知識。

                3.程序化管理運行圖的運作說明

                程序化管理運行圖的運作說明,就是要具體說明每項工作由誰負責,經由什么樣的組織審批程序后誰來執行等一系列問題。有了這個說明,崗位工作人員不但清楚了自己的工作任務、職責權限,而且明白了自己的“管理行動線路”,避免了管理的盲目性,有利于提高管理效率。例如某油井區“生產用料的籌備及倉儲管理程序”運作說明:

                生產用料的籌備及倉儲管理程序:

                (1)生產用料的籌備程序。由材料員根據生產建設計劃編制生產建設用料計劃草案,經由經營組組長復核、區主管經營領導審核上報上級主管部門批準后,由經營組負責從廠里領取材料。

                (2)生產用料的入庫程序。生產用料入庫應當由經營組委派專人,會同材料員一起來完成此項工作,認真做好材料的入庫驗收登記工作。在驗收過程中 如果發現物資品種、規格型號不符、數量短缺、溢出、物資損壞、變質及技術資料不全等現象,應做好記錄,并通知有關人員進行查找、兌換、退貨等。材料驗收登記包括材料名稱、規格、數量、質量等級等。登記表格一式兩份,經營組辦公室和材料員各持一份。材料登記時要按照其價值、用途等標準進行分類登記,登記表要有驗收人員驗收、經營組組長復核、區經營主管領導審核的簽字。

                (3)庫存管理。材料入庫后,材料員要對所有材料進行分類、定點存放,加強防潮、防盜、防火工作,定期盤點存貨。

                (4)生產用料的領用程序。生產用料必須堅持先計劃、后預算、再領用的原則。生產用料領用時,必須由井區材料員填寫領料單,并加蓋材料員的私人印章,按照材料金額大小由有關領導簽字后,方可發行材料。及時做好領用材料的登記、歸檔工作。

                程序化管理的運作是一項復雜、細致的系統工程,它不但要求不同層級的管理者各負其責,相互協調,而且要求各職能部門密切協作,只有這樣才能將程序化管理貫徹落實到底。

                  

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